EMBA管理：这套法则 是所有时间管理技巧的精华

但是，你是否会觉得：学了这么多技巧，还是不知道应该怎么做?

这是很自然的。很多时候，选择太多，还不如没有选择。尤其是像我这样的选择困难症患者，有一套一以贯之的心法，就已经足够了。

所以，笔者我今天打算一劳永逸。

我将无数的时间管理技巧，总结归纳成了这套「12345法则」。掌握这套法则，不客气地说，90%的时间管理内容，基本都不用再看了。因为它们的核心，都离不开这套法则。

我自己就是这套方法的践行者。这几年里，得益于它的帮助，取得了一些小小的突破。所以，今天把它分享给大家。

这套法则，其实没有什么新奇的地方，大多数都是非常经典的技巧。但是，它们既容易上手，又切实有效。任何一个人，经过一段时间的练习，都可以掌握，并应用到自己的生活和工作中。

下面详解。

◤一件事情

简而言之：任何时候，在一段时间内，只做一件事情。

这是这套法则的核心。我在之前的多篇文章里，都提到过这一点的重要性。

很多人在工作中，习惯让思维不断地进行跳跃。写一会报告，刷一下网页，查一下资料，收一下邮件，做一下数据，回应一下客户，再回去贴图表…… 诸如此类。

更常见的，是一边开着微信客户端聊天，一边工作。我想，绝大所数人，都有这个习惯。

这样的后果是什么呢?你永远都没有办法，获得真正的「专注」。而专注，是这个时代最可贵的一种特质。

我们这个时代，有太多的信息和诱惑，每个人都非常焦虑。焦虑什么呢?焦虑于一种对信息的「不安定感」。

我们时刻都在接收着大量的信息，但越是这样，我们越是担心：

我是否错过了什么信息?

有哪些信息需要我去处理?

如果我没有处理，会不会产生什么后果?

其实，我们每天接收到的信息，99%，都是无关紧要的。

最重要的是什么?就是你手上正在做的事情。专注把每一件事情做好，才是最重要的品质。

因为，定义一个人社会价值的，永远是他的产出。把一件事情做到100分，胜过把一堆事情做到80分。在商业社会上，「完美」跟「合格」之间的差异，很多时候是数以百倍计的。

但是，投入在一件事情上面久了，很容易产生两种心理：

一是对于结果和预期的不确定

二是长时间缺乏反馈的空虚感

这两种心理，会迫使我们，去寻求更短期、能够获得即时反馈的行为，使大脑获得新鲜刺激。

如果你受制于这种心态，你就很难真正把任何事情，做到100%的极致。而这，也正是「优秀人才」和「普通员工」之间的差异所在。

◤2个步骤

当你有一个新任务需要去做时，不要着急下手，按照这两个步骤去做：

思考：它能够在一两分钟内快速完成?

行动：如果可以，立刻着手完成它;如果不行，把它记下来，安排时间去做。

举一个最常见的场景：

你专心工作了半小时，终于告一段落。停下来，打算休息5分钟，再着手去做下一项任务。这时，你打开微信，发现同事问了你一个问题，希望你给他传一份资料，你应该怎么做?

最好的方式，是先思考：帮他找这份资料，需要花费多长时间?如果仅仅是举手之劳，一两分钟就能搞定，就马上找给他;如果比较麻烦，需要整合，需要从多个位置寻找，那么，回复他：我现在比较忙，一会有空了再弄。然后，把这件事情记在清单上，等有空的时候再去做。

这个原则的目的是什么呢?避免我们的计划受到干扰。

很多人会有一种感受：明明制定好了每天的计划，但是一天下来，总觉得自己什么都没干，待办清单上面满满的都是「未完成」。

为什么?很简单。因为我们一整天的时间，都在处理「应急的事情」和「别人的事情」。

我们制定的计划，不可避免的，总会受到干扰。如何最大化地保证计划的效果，降低干扰?

这就需要插入这两个步骤：对所有干扰进行快速预判：是立刻执行，还是写到计划里面，等待下一步去执行?然后，再按照预判结果去行动。

具体的标准以多久为宜呢?建议是以2分钟，作为「立刻去做」和「规划去做」的一个界线。

它能够实现这么一个平衡：既可以把细小的琐事尽快搞定，避免别人等太久;又可以避免计划中断，一直忙于应对外界的影响。

其实，延伸来讲，任何事情，都需要两个步骤：

思考

行动

如果对于一项任务，我们判定它超过2分钟，需要另外安排时间执行—— 那么，我们可以再次对它进行分析：这个任务，是可以立即执行，还是需要先进行思考和规划，然后再执行?

如果是后者，我们就可以在清单上，为它留出思考的时间，和执行的时间。然后，再在合适的时间，按照我们的安排，去完成这项任务。

◤三个清单

在第二点中，我们记下来的任务，如何呈现在清单上，如何给它们安排合理的时间段?

这里，可以参考“AFD清单工作法”：所有的任务，都可以分成三大类：

可以明确执行的(Action)

需要进行思考的(Focused)

简单，琐碎，不重要的(Dessert)

第一类，尽量留出一整段时间专注去做，屏蔽一切干扰。每段时间以25分钟到40分钟为宜。如果你状态非常好，注意力极其集中，也可以适当延长。

第二类，在你完成一个任务，觉得疲劳，需要放松和休息的时候去做。这样，可以激活大脑不同的区域，让负责执行的部分得到休息，同时维持大脑的活跃和动力。

另外，也可以放在碎片时间去做。例如，我常常会把「撰写文章」分解成多个部分。像「思考结构」「寻找选题」「寻找切入点」等等任务，就会放在平时的碎片时间里(比如乘车，步行，吃饭)，利用这部分闲暇去做。一来节省时间，二来也可以把这部分时间利用起来，不至于浪费。

第三类，在自己状态低落，情绪消沉的时候去做。一方面，可以见缝插针完成这些事项，另一方面，也可以通过不断积累「成就感」，让自己迅速摆脱低落的状态，快速进入状态。

这里也提一个很常见的问题。

有读者问：看过很多讲时间管理的文章，有些会说，优先做最困难的事，这样后面会更顺手;有些会说，优先从简单的做起，逐步积累成就感，让自己状态得到提升。究竟应该先做什么?

这其实需要看你的状态。

如果你状态高涨，精力充沛，那最好按照「Action」里面的清单，按照优先级，先全力以赴解决最困难的事情。这样，就算后面什么都没做，你这一天也不至于浪费。

如果你状态不佳，那就从简单的做起，先把「Dessert」里面的事项搞定。以期快速恢复状态，去做「Action」里面的任务。

利用好这套「AFD清单」，可以让每一天的时间，得到更加合理的利用。

◤四个象限

写在「Action」和「Focused」里面的事项，应该按照什么顺序去做呢?

这里需要用到一个非常经典的技巧：四象限法。

简单介绍一下：四象限法，就是把所有需要做的事情，按照「重要性」和「紧急性」两个维度进行分类。

于是，我们就会得到四个象限：

重要且紧急

重要不紧急

不重要但紧急

不重要且不紧急

接着，再根据这四个象限的内容，安排不同的应对策略：

重要且紧急的事优先去做。

它们应该被写在「Action」中，有明确的执行步骤和标准，可以立刻行动，不需要经过思考。

重要不紧急的事，每天安排固定时间去做。

它们有两类。一类是每天坚持的习惯，比如背单词，健身，读书等。这一类应该写入「Action」，并有明确的执行步骤和方式。第二类，是需要思考的问题，以及没有明确分解的任务。这一类，应该处于「Focused」之中，通过安排碎片时间思考，对它们进行剖析，分解，从而，从「Focused」中转移到「Action」，并设定好具体的执行步骤和时间。

不重要但紧急的事，尽量安排别人去做。

这一类事情，包括回应，对接，等等。如果可以，尽量让更适合的人去做(也就是对他来说是「重要」事情的人)。如果不得不自己去做，尽量简明扼要，以结果为先，快速落地，不要在上面花费太多时间。

不重要且不紧急的事，不要去做。

这种事情，除了浪费我们的时间，没有任何价值。除非是需要娱乐消遣，否则不要去碰。

◤5分钟

当你即将动手去做一件事情时，告诉自己：什么都不要想，先做5分钟再说。

理想情况下，当你去执行「Action」里面的任务时，你应该事先已经对它做好了规划：该做什么，怎么做，按什么步骤做，需要什么资源……一清二楚。不需要任何思考，就可以立刻动手。

但实践中，很多时候，未必能做到这样。你可能会耽于思考，会畏手畏脚，会沉吟不定。

这其实是最浪费效率的做法。很多时候，明明确定好的任务，也许就在你反复思考的过程中，不知不觉被拖过了时间。

你会骤然发现：怎么这就下午了?我还什么都没做呢!

这也是许多拖延症患者的症结。总是对一件事情抱着种种疑虑和担忧：我要是做不好怎么办?会不会产生什么问题?是不是还会有更好的方法?诸如此类。

但其实，我在前面已经提过：大多数的任务，都需要经过两步：思考和执行。执行的时候，不要再花时间去思考 —— 这是「思考」这一步里面，应该完成的事情。

还是以撰写文章为例子，讲一下。

假设我把「撰写文章」分成两部分。思考部分，Deadline为4号晚上24点。执行部分，Deadline为5号晚上24点。

那么，当时间走到4号晚上24点的时候，即使我觉得还有几个地方不够完善，也得在这里停下来。因为，我留给自己思考的时间已经到极限了。如果再花时间去思考细节，就会导致后面的「执行」被拖延 —— 我就没法在5号晚上24点前完成这篇文章了。

同样，当我结束思考之后，下一步，就是把之前思考的内容，组织成文 —— 这是「执行」的环节。在这个环节，即使自己不够满意，也不要再花时间去反复思考，这样只会导致计划被打乱。

所以，避免这种情况，最好的方式，就是始终保持这种习惯：当需要「执行」的时候，不要迟疑，先立刻开工，先做5分钟再说。

人是一种很奇怪的生物，当你开工之前，你会犹豫、踌躇很久;但当你开工之后，你就很难停下来了。因为「契可尼效应」的存在，如果你停下来，你的心里会始终挂念着这件事情，从而降低你在其它事情上的投入状况。

所以，这也是消灭拖延症的最好方法：不管三七二十一，先行动了再说。用行动倒逼思考，把一切拖延，扼杀在摇篮里。

最后，复习一下这套「12345法则」。

一件事情(核心)

两个步骤(任务记录)

三个清单(任务规划)

四个象限(策略分析)

5分钟(执行)

当然，这套法则，只是一套心法，实践操作中，也许还会有很多问题：如何分解，如何规划，如何分析，如何思考……等等。

学会管理时间，让自己的时间效益最大化，是这个时代的我们，最基本的「自我增值」技能。