MBA职场：总觉得时间不够用？也许你需要这个思维方法

你有没有过这样的体验：

做了详细的Todo List，却只能一直看着它们变成”已过期”;想着”今天一定要把这些事情做完”，下班了才发现还没开始;终于下定决心要全力以赴，却老是被各种琐事打断……

很多人都有过这样的苦恼：明明学了时间管理，也做了详细的晨间日记、待办事项、规划和安排，但仍然觉得每天的时间都不够用。该做的事情没做，实际的效率也没有提升。每天不知道忙些什么，下班了还剩一大堆琐事，令人心烦。

更有甚者，做了详尽的待办事项，但每天有超过一半的任务都无法完成，只能眼睁睁地看着它们变成”已过期”。日复一日，”过期”一栏，堆了满满当当的任务，比”已完成”的还要多。

这种情况，自然很容易令人泄气。

实际上，我见过不少人，就是因为这样，索性破罐子破摔，连待办事项和规划都不做了，眼不见为净——反正做了也没什么用，还徒增焦虑。后果呢?自然是生活越来越乱，效率更是不如从前。

为什么会这样?是因为时间管理没有效果吗?

其实，是因为这些人，在最开始的时候就错了。

不妨考虑一个问题：你每天能够真正用来学习和工作的时间，有多少?

很多人会不假思索地回答：8个小时。朝九晚七，除去午休的两个小时，剩下8个小时，看上去是没错。但实际上，真的有8个小时吗?

其实，我们每个人对时间的掌控力，是非常差的。一方面，外界会有源源不断的事件，来占用我们的时间和注意力。比如，老板突然叫你去办公室里谈话，同事临时找你帮个忙，客户又在微信上催你，开发告诉你上次的需求需要延期……诸如此类。

可以说，你的位置越高，每天要面对的琐事就越多。它们无穷无尽，无法避免。

另一方面的阻碍，则源于我们内在的自律能力。且不说刷朋友圈，聊微信，看网页，抑或发个呆，有谁能够保证在认真工作的时候，能够从头到尾保持100%的专注和心无旁骛?

这是不可能的。

心理学家把人的注意力分成”主动注意”和”被动注意”。前者是主动集中注意力，后者是指对外界刺激自然而然的反应，无需刻意付出努力。

最简单的例子就是看剧。为什么很多人看剧，能够一看几个小时也不累?因为它的画面、声音和情节加在一起，构成了一种强有力的新鲜刺激，时刻在调动着我们的”被动注意”。反之，当我们面对枯燥的工作时，就需要消耗认知资源，将注意力聚焦在工作上，摒除其它念头和外界刺激的影响。这就是”主动注意”。

主动注意的时间一般都很短，大部分成年人也就是30分钟左右。所以，你以为你在认真工作，其实大部分时间，都是无意识浪费掉的。那么，剩余下来的，能够集中精力做事的时间，究竟有多少呢?

这一点因人而异。但通常来说，如果能有50%的剩余，也就是每天4个小时，其实已经相当不错了。这就是症结所在。你为每天安排了8小时的工作量，但实际上，你只有4个小时能够去处理它们。当然会觉得不够用。

如何解决这个问题呢?

我采用的方法，是利用”减法思维”。

什么是”减法思维”?

人是一种非常奇妙的动物：我们对于损失的敏感性，会远远高于获得，也就是所谓的”损失厌恶”。举个例子，丢了100块，给人带来的懊恼，会远远高于得到100块带来的快乐。

所以，如果你默认”每天有8小时工作时间”的话，那么，你就会无休止地沉浸于”损失厌恶”之中——因为在一天里面，所有发生的事情，都是在占用和消耗你的时间。

你会觉得：老板怎么这么烦，好像话永远都说不完;同事怎么这么笨，讲这么清楚还听不懂;客户怎么这么讨厌，整天就知道催……

因为，这些事情都是”计划外”的。每一次发生”计划外”的事情，你都会感到：它们在占用我的时间，害我计划好的事情，又做不了了。长此以往，会很容易变得焦虑、烦躁——而这恰恰又是影响我们效率的另一个因素。

更好的方式是什么呢?是一开始就告诉自己：

我没有8小时可以用，我只有4个小时。

这样一来，当这些计划外的事情发生时，你就可以心平气和地告诉自己：这些都在计划之中，是本来就要去做的。

这样，你就可以找回自己对时间的”掌控感”。

只要每天能留出4小时工作，你的计划就没有受到影响。在这个基础上，每多个半小时、一小时，对你来说，都是”赚了”。

曾经有位妈妈在我的 Live 里面提问，说：和老人住在一起，上有老下有小，每天要服侍老人，照料孩子，非常琐碎，几乎没有多少自己的时间。想学点东西，又会时不时地受到打扰。怎么办?

我告诉她：在这种情况下，你就要转变思维。不要觉得”服侍老人、照顾孩子”是在”占用自己的时间”，你应该把它们视作每天的硬性支出。试着考虑：在排除了所有的这些事务之后，每天能剩下几个小时?这些，才是真正”属于你自己”的时间。

在这个基础上，如果你能够通过优化流程、多线并用，缩短硬性支出，哪怕多省出15分钟，也是你的盈余。这就是”减法思维”。

它的本质，其实用一句话就能说明：

如果今天就是你生命的最后一天，你会做些什么?

为什么叫”减法思维”呢?因为它就是将任务的安排，”减”到极限：如果我每天只能有4小时的时间工作，我应该如何安排自己的时间?

你会发现，一旦使用了这样的思维方法，你看待时间、任务的方式，以及做规划和执行时的心态，都会完全不一样。你会变得更加平和，高效，更不容易感到焦虑和疲惫。因为你知道，你的时间，始终都在自己的”掌控”之中。

除此之外，”减法思维”，还有另外一种做法。

我们总是倾向于为一个任务安排较充盈的时间。比如，如果一项任务的最终 Deadline 是周五，我们往往会要求自己，在周四之前就把它做好。这样，即使时间来不及，也可以有一天的时间顺延。

但你有没有发现：很多时候，即使我们安排了盈余时间，我们还是会拖到最后一刻才开工。很多时候，用一星期做出的效率和质量，并没有比用一天做出的结果，好多少。

这是一种非常常见的现象。在项目管理里面，叫做”帕金森定律”。

它指的是：在一个组织里，人们总会倾向于把任务排满所有的可用时间。

简而言之：如果一件事情的安排是较舒缓的，那么人们就会放慢做事的节奏，直到在时间即将结束时，才把它完成。究其原因，是因为，人永远是懒惰的。除非极其重要、极其紧急，否则，没有人会乐意提前完成任务。因为我们的大脑总是在寻找休息的时机，它会尽可能地占用所有可以占用的时间。

所以，如果一项任务需要2个小时，而你的安排是4个小时，那么大脑就会接收到这样一个信息：这个任务可以慢慢做，不用急。它就会伺机要求休息。你可能会刷半天网页，发一会儿呆，聊一会微信，直到时间差不多了才开工。

反之，如果你安排的时间，比任务本身要求的时间短，大脑就会进入”火力全开”的模式——因为对于未来的预期告诉它，这个事情很急，如果放松的话，很可能完不成。

所以，为什么很多时候，我们最后一刻才开工，结果并不比提前做来得差?原因就是，当我们提前做一件事情时，我们是没有100%投入的——我们的大脑始终会有一个”不用急”的预期，这会大大降低它的专注力。

针对这一点，一个有趣的解决方法，就是：消除所有任务的”盈余时间”，给大脑一个严格和紧迫的预期。简而言之，如果一项任务要求2天完成，deadline是周五，那么，不妨安排在周三开工，周五完成。并且告诉自己：

这项任务没有任何盈余时间，一旦开工了就必须全力以赴，否则无法如期完成，后果将非常严重。

在这样的压力和预期之下，你对于执行这项任务的动力，就会大大提升。你会见缝插针地去寻找一切可以着手的机会，会提前做好准备，会去优化和缩短流程。有些追求高效能的人，会有一个习惯：将手表拨快几分钟。道理是一模一样的。通过给大脑一个预期，降低大脑的懈怠和惰性。

这样一来，不但可以保证按时完成任务，也可以节省下大量的时间。

最后，关于”减法思维”，提几点需要注意的地方。

1. 了解自己的时间开销

这两种做法，建立在同一个基础上：对自己每天有哪些”硬性支出”，注意力能集中多长时间，能有多少时间全力以赴，一清二楚。所以，对于时间管理，我的第一个建议就是：先想办法理清楚自己的时间开销，做到了然于胸。可以使用一些APP(比如Hours)，也可以靠自己主动的记录、回想、监测，用数天到一两周的时间，来建立自己的时间开销模型。

2. 合理安排待办事项

如何让自己自己的Todo List安排更加科学、紧凑?我在《高效管理时间的秘诀，就在于这三个清单》中，提到过我的”AFD方法”，推荐使用。这套方法，一方面可以将你的”整块时间”和”碎片时间”共同高效利用起来，另一方面，也可以提高你对任务的分析和预判效果，做到胸有成竹。

3. 好的体能才能提高”减法”的上限

每天真正能够利用的时间有多少?从某种程度上讲，跟你的体能息息相关。体能较弱的人，会容易劳累，也会降低可利用时间的上限。无论什么方法，本质上，都是在这个”上限”之内，进行最优配置而已。如果上限本身就很低，你能实现的效益，也没有可能提高。所以，按时作息，注意饮食，多跑步，多锻炼。

这比一切时间管理方法都管用。

Lachel，互联网经理人，高效管理达人，知乎24万赞答主，LinkedIn / 36氪 / 插坐学院特约作者那么，你有过哪些”认知升级”的时刻呢?

原标题：总觉得时间不够用?也许你需要这个思维方法